Etikettarkiv: E-mail

Hur föreningar gör mejlutskick

Mejlutskick har blivit en av de allra viktigaste metoderna att upplysa om evenemang och nyheter inom föreningarna.

Vi frågade ”Skickar föreningen ut mejl/E-mail till medlemmar” och 70% av 2535 respondenter svarade ”ja” och ”30%” svarade ”nej”.


Antal Andel
Manuella mejlutsick 1468 58%
Mejllista (tjänst) 155 6%
Via hemsidan 25 1%
Bara till styrelsen 19 1%
Från medlemsregister 18 1%
Ja, mejlar (inga detaljer) 16 1%
SMS 10 0,4%
facebookgrupp/sida 9 0,4%
IdrottOnline 6 0,2%
laget.se 6 0,2%
Ja, annat sätt 44 2%
Nej 770 30%
Summa 2546

Flera av de som gör mejlutskick lämnade reservationer för att de inte har mejladresser till alla medlemmar. Av de som svarade att de inte gör mejlutskick menade flera att de planerar att göra det.

De mest använda metoderna för mejlutskick. Några föreningar använder flera olika metoder, därför är totalsumman större än antalet respondenter.

Med ”manuella utskick” menar vi mejlutskick från vanliga mejlprogram (t.ex. Outlook) eller webbaserade tjänster (t.ex. Gmail). Vi har inte frågat men misstänker att det är en person per förening som gör dessa utskick. Det brukar bli mycket svårt att hålla adresslistor korrekta och uppdaterade.

Cirka tio procent (av samtliga som svarat) använder någon form av mer avancerat verktygsstöd, till exempel utskick från medlemsregister, IdrottOnline och liknande stödsystem, men också generella mejllisttjänster som Google Groups, Get A Newsletter med flera.

Det är nog inte en allt för vågad gissning att bättre verktygs- och metodstöd för mejlutskick till medlemmar skulle förenkla hanteringen av mejlutskick.

Det här är fjärde artikeln om enkätundersökningen om föreningars webbplatser. Förra artikeln handlade om vilka metoder (mejl, annonser, PR) som föreningar använder för att locka besökare till sina evenemang.

Nästa artikel handlar om föreningarnas hemsidor, hur stora de är och hur nöjda ägarna är med dem.

Locka deltagare till evenemang

Centralt i föreningarnas verksamhet är olika typer av evenemang, aktiviteter, möten, träffar, matcher, träningstillfällen och kurser. Formerna för dessa träffar skiljer sig mycket mellan föreningarna.

Vi frågar föreningarna hur de gör för att upplysa om sina evenemang.

Arrangerar föreningen några evenemang, träffar, kurser, möten, matcher eller liknande där syftet är att samla deltagare?
Ja, bara för medlemmar. 373 15%
Ja, både för medlemmar och ickemedlemmar. 2093 83%
Nej. 69 3%

Det är intressant att se att de två vanligaste metoderna att informera om evenemang är nätbaserade: webbplats/hemsida och mejlutskick. Kanske är svaren färgade av att hela undersökningen har gjorts via mejlutskick och därför inte helt representativa.

Hur gör föreningen för att upplysa om sina evenemang?


Antal Andel
Skriver om det på webbplats/hemsida 1886 76%
Mejlutskick 1480 60%
Lokalpress/blad (annonser/kalendarium/redaktionellt) 1248 51%
På anslagstavla 1163 47%
Affischerar/skyltar 1012 41%
Brev med inbjudan/kallelse 927 38%
Skriver om det i medlemstidning/blad 752 30%
Ringer runt 161 7%
Berättar vid möten/träffar/evenemang/träningspass 37 2%
Tryckt programblad/tävlingskalender/kurskatalog 30 1%
SMS 27 1%
Genom vårt förbund (webbplats/kalendarium/trycksaker) 26 1%
Mun till mun/djungeltelegrafen 20 1%
Genom kommunen/turistbyrån/biblioteket (kalendarium/affisch/brev) 17 1%
Reklamblad/flyers vid tävlingar/evenemang 14 1%
Flygblad/direktreklam/i brevlådor 13 1%
Informerar i skolorna 10 0,4%
Övrigt summerat 68 3%

 

Svaren är en kombination av kryssrutor (flera val) och fritextsvar. Svaren har normaliserats. Bland svaren döljer sig mycket specialiserade metoder för att nå sin målgrupp. Det är inte alla som har tillgång till ”digital anslagstavla vid kommungräns”. Enklare lösningar vänder sig till deltagande barns föräldrar är den traditionella metoden att skicka med lappar hem med barnen.

Många av metoderna är smarta och bör vara bra inspiration för arrangörer som frågar sig ”hur ska vi nå ut med våra evenemang och locka fler deltagare?”. Vi planerar att publicera en sammanställning här på Föreningswebben som inspirationskälla.

Vi hade förväntat oss att hitta fler svar där man använder kalendarium på kommunernas webbplatser. Några ovetenskapliga stickprov indikerar att runt hälften av kommunerna har en sådana, men ofta är kalendarierna ganska innehållslösa. Att dela med sig om sina evenemang på andras webbplatser (kommunen, andra föreningar, lokala portaler) bör vara enkla vägar till ökad synlighet.

Det här är tredje artikeln om enkätundersökningen om föreningars webbplatser. Förra artikeln handlade om de drygt 2500 föreningar som besvarade enkäten.

Nästa artikel handlar om hur föreningarna jobbar med mejlutskick till medlemmar och andra intressenter.

Hittar folk till er? Rätt uppgifter i kommunens föreningsregister?

Hej!

Just nu sitter jag och skriver slutklämmen på rapporten om föreningars webbplatser. Den är baserad på en enkätundersökning som jag gjorde i fjol bland föreningar. Vi mejlade ut inbjudan till enkäten med mejladresser från kommuners föreningsregister.

Runt 30% av mejlen studsade tillbaka, det fanns ingen mottagare på mejladressen. I runt 10% av fallen så hörde någon av sig och berättade att de inte var kontaktperson för föreningen. Snacka om dålig datakvalitet.

Jag antar att informationen ligger död och bortglömd. Det är synd. Det är en bra och enkel inkörsport för folk som är intresserade av din förening, kanske bli medlem och engagera sig. Gör det inte svårt för dem.

Varför inte kolla en gång per år? Lägg till det på checklistan vad som ska göras efter årsmötet när den nya styrelsens tillträder.

De flesta kommunerna har föreningsregister på sin hemsida. Rutinerna för uppdatering varierar. Exempel: Mönsterås kommuns föreningsregister.