Etikettarkiv: mejlutskick

Kvällsföreläsning i Stallarholmen om webb

I samarbete mellan Stefan Pettersson på Allom och Stefan Seidel på Drömfabriken kördes en inspirationsföreläsning om webb och hemsidor för föreningar i Gula Industrihuset i Stallarholmen.

Det var runt 15 personer från lokala föreningar och småföretag som aktivt deltog. På agendan stod

Presentationsmaterialet från föreläsningen om hemsidor för föreningar och småföretag.

 

 

 

Funktioner som föreningar behöver eller har på nätet

De webbaserade funktioner som föreningar ser störst behov av är:

  1. Kalendarium
  2. Publiceringsverktyg
  3. Mejllista
  4. Kontaktformulär
  5. Fotoalbum

Det förvånade mig att se att kalendarium, eller evenemangskalender, hamnar så högt, högre än publiceringsverktyg. När jag läser fritextsvaren tolkar jag det så här:

  • Evenemangen som föreningen arrangerar är otroligt  centrala i verksamheten.
  • Det är knepigt att publicera evenemangen i sen egen kalender och att få dem synliga för en större publik.
  • Och, den vanliga webbpubliceringen, den löser sig ju på något sätt.

Det är i grunden väldigt vanliga funktioner som efterfrågas.

Diagrambild som visar vilka verktyg föreningar berhöver. Kalendarium, publiceringsverktyg och mejllista i toppen.

Vilka webbaserade funktioner tycker du att föreningen behöver? Kalendarium, publiceringsverktyg och mejllista är de mest efterfrågade verktygen.

Vilka webbaserade funktioner tycker du att föreningen behöver? Antal Andel
Kalendarium där man ser kommande evenemang/händelser och medlemmar eller andra intressenter kan anmäla sig. 1508 73%
Publiceringsverktyg så att man kan publicera webbsidor utan att kunna html. 1342 65%
Mejllista för att göra mejutskick till medlemmar eller andra intressenter. 1299 63%
Kontaktformulär där vem som helst kan skriva ett meddelande som går till någon/några utsedda kontaktpersoner. 1165 56%
Fotoalbum där medlemmar eller utsedd person kan ladda upp bilder att visa på webbplatsen 1101 53%
Gästbok där vem som helst kan lämna ett meddelande som alla kan se. 963 46%
Medlemsmatrikel på webben där befintliga medlemmar kan ändra adressuppgifter mm och personer kan anmäla att de vill bli medlemmar. 804 39%
Diskussionsforum så att medlemmar eller andra intressenter kan diskutera olika ämnen. 792 38%
Köp/sälj-annonser 326 16%

När vi tittar närmare på vilka funktioner som finns på webbplatsen så ser vi en större palett av funktioner. I topp hittar vi:

  • Nyhetsnotiser
  • Kalendarium
  • Fotoalbum
  • Gäsbok
  • Kontaktformulär

I stort ser vi att samma verktyg eller funktioner upprepas. Den användning jag ser av svaren från dessa två frågor är: ”Vi har provat en uppsjö av funktioner och det är några av dem som vi ser som mycket viktiga.”

Diagrambild som visar vilka funktioner som används idag av föreningarna. Kalendarium, nyhetsnotiser och fotoalbum i topp

Vilka funktioner finns på webbplatsen idag?

Vi kan inte använda svaren på dessa två frågor för att dra några långtgående slutsatser om hur bra dagens lösningar är. En djupdykning i fritextsvaren kan ge större kunskap.

Vilka funktioner finns på webbplatsen idag? Antal Andel
Kalendarium 1601 77%
Nyhetsnotiser 1601 77%
Fotoalbum 1246 60%
Kontaktformulär 836 40%
Gästbok 826 40%
Webbstatistik 683 33%
Inloggning för medlemmar 598 29%
Medlemsmatrikel 344 17%
Diskussionsforum 306 15%
Medlemstidning/blad som pdf 301 14%
Koppling till sociala medier 263 13%
Nyheter 237 11%
Externt innehåll som hämtas, t.ex. väderprognoser 237 11%
Köp/sälj-annonser 206 10%
RSS-flöde 192 9%
Medlemstidning/blad som webbsidor 139 7%
Snabbenkät/poll 77 4%
Övrigt summerat (många små förekomster) 308 15%

Totalt svarade 2535 föreningar på enkäten. De två frågor som den här artikeln diskuterar besvarades av 2078.

Det här är åttonde artikeln om enkätundersökningen om föreningars webbplatser. Förra artikeln handlade om vilka publiceringsverktyg (CMS) som föreningarna använder.

Nästa artikel kommer att handla om bakgrunden till undersökningen och de metoder som använts.

Hur föreningar gör mejlutskick

Mejlutskick har blivit en av de allra viktigaste metoderna att upplysa om evenemang och nyheter inom föreningarna.

Vi frågade ”Skickar föreningen ut mejl/E-mail till medlemmar” och 70% av 2535 respondenter svarade ”ja” och ”30%” svarade ”nej”.


Antal Andel
Manuella mejlutsick 1468 58%
Mejllista (tjänst) 155 6%
Via hemsidan 25 1%
Bara till styrelsen 19 1%
Från medlemsregister 18 1%
Ja, mejlar (inga detaljer) 16 1%
SMS 10 0,4%
facebookgrupp/sida 9 0,4%
IdrottOnline 6 0,2%
laget.se 6 0,2%
Ja, annat sätt 44 2%
Nej 770 30%
Summa 2546

Flera av de som gör mejlutskick lämnade reservationer för att de inte har mejladresser till alla medlemmar. Av de som svarade att de inte gör mejlutskick menade flera att de planerar att göra det.

De mest använda metoderna för mejlutskick. Några föreningar använder flera olika metoder, därför är totalsumman större än antalet respondenter.

Med ”manuella utskick” menar vi mejlutskick från vanliga mejlprogram (t.ex. Outlook) eller webbaserade tjänster (t.ex. Gmail). Vi har inte frågat men misstänker att det är en person per förening som gör dessa utskick. Det brukar bli mycket svårt att hålla adresslistor korrekta och uppdaterade.

Cirka tio procent (av samtliga som svarat) använder någon form av mer avancerat verktygsstöd, till exempel utskick från medlemsregister, IdrottOnline och liknande stödsystem, men också generella mejllisttjänster som Google Groups, Get A Newsletter med flera.

Det är nog inte en allt för vågad gissning att bättre verktygs- och metodstöd för mejlutskick till medlemmar skulle förenkla hanteringen av mejlutskick.

Det här är fjärde artikeln om enkätundersökningen om föreningars webbplatser. Förra artikeln handlade om vilka metoder (mejl, annonser, PR) som föreningar använder för att locka besökare till sina evenemang.

Nästa artikel handlar om föreningarnas hemsidor, hur stora de är och hur nöjda ägarna är med dem.

Locka deltagare till evenemang

Centralt i föreningarnas verksamhet är olika typer av evenemang, aktiviteter, möten, träffar, matcher, träningstillfällen och kurser. Formerna för dessa träffar skiljer sig mycket mellan föreningarna.

Vi frågar föreningarna hur de gör för att upplysa om sina evenemang.

Arrangerar föreningen några evenemang, träffar, kurser, möten, matcher eller liknande där syftet är att samla deltagare?
Ja, bara för medlemmar. 373 15%
Ja, både för medlemmar och ickemedlemmar. 2093 83%
Nej. 69 3%

Det är intressant att se att de två vanligaste metoderna att informera om evenemang är nätbaserade: webbplats/hemsida och mejlutskick. Kanske är svaren färgade av att hela undersökningen har gjorts via mejlutskick och därför inte helt representativa.

Hur gör föreningen för att upplysa om sina evenemang?


Antal Andel
Skriver om det på webbplats/hemsida 1886 76%
Mejlutskick 1480 60%
Lokalpress/blad (annonser/kalendarium/redaktionellt) 1248 51%
På anslagstavla 1163 47%
Affischerar/skyltar 1012 41%
Brev med inbjudan/kallelse 927 38%
Skriver om det i medlemstidning/blad 752 30%
Ringer runt 161 7%
Berättar vid möten/träffar/evenemang/träningspass 37 2%
Tryckt programblad/tävlingskalender/kurskatalog 30 1%
SMS 27 1%
Genom vårt förbund (webbplats/kalendarium/trycksaker) 26 1%
Mun till mun/djungeltelegrafen 20 1%
Genom kommunen/turistbyrån/biblioteket (kalendarium/affisch/brev) 17 1%
Reklamblad/flyers vid tävlingar/evenemang 14 1%
Flygblad/direktreklam/i brevlådor 13 1%
Informerar i skolorna 10 0,4%
Övrigt summerat 68 3%

 

Svaren är en kombination av kryssrutor (flera val) och fritextsvar. Svaren har normaliserats. Bland svaren döljer sig mycket specialiserade metoder för att nå sin målgrupp. Det är inte alla som har tillgång till ”digital anslagstavla vid kommungräns”. Enklare lösningar vänder sig till deltagande barns föräldrar är den traditionella metoden att skicka med lappar hem med barnen.

Många av metoderna är smarta och bör vara bra inspiration för arrangörer som frågar sig ”hur ska vi nå ut med våra evenemang och locka fler deltagare?”. Vi planerar att publicera en sammanställning här på Föreningswebben som inspirationskälla.

Vi hade förväntat oss att hitta fler svar där man använder kalendarium på kommunernas webbplatser. Några ovetenskapliga stickprov indikerar att runt hälften av kommunerna har en sådana, men ofta är kalendarierna ganska innehållslösa. Att dela med sig om sina evenemang på andras webbplatser (kommunen, andra föreningar, lokala portaler) bör vara enkla vägar till ökad synlighet.

Det här är tredje artikeln om enkätundersökningen om föreningars webbplatser. Förra artikeln handlade om de drygt 2500 föreningar som besvarade enkäten.

Nästa artikel handlar om hur föreningarna jobbar med mejlutskick till medlemmar och andra intressenter.

Hittar folk till er? Rätt uppgifter i kommunens föreningsregister?

Hej!

Just nu sitter jag och skriver slutklämmen på rapporten om föreningars webbplatser. Den är baserad på en enkätundersökning som jag gjorde i fjol bland föreningar. Vi mejlade ut inbjudan till enkäten med mejladresser från kommuners föreningsregister.

Runt 30% av mejlen studsade tillbaka, det fanns ingen mottagare på mejladressen. I runt 10% av fallen så hörde någon av sig och berättade att de inte var kontaktperson för föreningen. Snacka om dålig datakvalitet.

Jag antar att informationen ligger död och bortglömd. Det är synd. Det är en bra och enkel inkörsport för folk som är intresserade av din förening, kanske bli medlem och engagera sig. Gör det inte svårt för dem.

Varför inte kolla en gång per år? Lägg till det på checklistan vad som ska göras efter årsmötet när den nya styrelsens tillträder.

De flesta kommunerna har föreningsregister på sin hemsida. Rutinerna för uppdatering varierar. Exempel: Mönsterås kommuns föreningsregister.